Kamis, 17 Januari 2013

BAB 10


BAB 10
SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

A.    istem Input
Terbagi dua, yaitu:                           
1.      Sistem Input Berbasis Kertas
Fase pemrosesan input terdiri dari:
1)      Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periode dikumpulkan dan dikirim ke dapertemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam sistem komputer.
2)      Pengiriman dokumen sumber kebagian pengolahan data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara dapertemen pengguna dengan dapertemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari dapertamen pengguna ke dapertamen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup siknifikan.
3)      Data entry
Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh dapertemen pengolahan data, dokumen tesebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan kedalam disk berikutnya fail input akan dicek. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan faile data.
4)      Teknik Program Edtting Data
Pengeditan data bisa jadi ditrpkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file).Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang vaild. Setelah item data diedit pada level karakter, data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel lookup.

2.      Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu:
1.    Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Sistem ini mencangkup sistem entry data manual online dan sistem indentifikasi otomatis seperti sistem point of sales (POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manualmengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:
a.       Input (entri) data dan editing data: program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam sistem.
b.      Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanayan langsung diinput langsung kedalam komputer pusat melalui terminal data.
2.      Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine(NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange(EDI) dan electronic fund transfer (EFT).
B.     Sistem Pemrosesan
Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtualsemua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses secara :
1)      Pemrosesan batch dengan memperbarui file berurutan
a.       Pemrosesan didalam sistemseperti ini biasanaya mencangkup beberapa tahap :
b.      Mempersiapkan file transaksi. pertama melakukan editing data dan validasi, kemudian record didalam file transaksi diurutkan sesuai urutan didalam master file.
c.       Memperbarui master file. Record didalam file transaksi dan master file dibaca satu demi satu, dicocokan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
d.      Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencermminkan perubahan didalam master file.
e.       Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan lain.
2)      Pemrosesan Batch Dengan Memperbarui File Akses Acak
Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimasukan melalui terminal data dan diposting dengan pembaruan file akses acak langsung kedalam file piutang dagang. Pemrosesan batch dengan memperbarui file akses acak dapt dilakukan dengan cara :
a.      Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara periodik kedalam file piutang dagang.  File pengndalian merupakan ringkasan file piutang dangang bedasrkan jenis rekening (penjualan angsuran atau penjualan kridit dengan termin 30 hari). Laporan ringkasan pengendalian dibuat , dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas harian.
b.      pemrosesan bukti penerimaan kas: pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek itu diterima. Demi kemudahan penanganan, pengndalian, dan rekonsilasi maka cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok.

Sistem pemrosesan tanpa kertas
Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.
Dilakukan dengan dua cara :
a.         Pemrosesan batch dalam sistem pemorosesan tanpa kertas
Pemrosesan batchdalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.
b.        Pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas
Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksidiinput kedalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi perkelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master fiile dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.

Sistem Penjualan Realtime
Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berekala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan). Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point of sales), bar codeuntuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange).
c.         Sistem Output
Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem ssemacam ini tidak menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna, maka sistem menghasilkan hasil cetakan atau  microfichi copy dari semua file untuk referensi. Contoh : hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusukan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervaisor didalam depertemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kwalitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.
Kelompok pengendalian electronic data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.

Latihan

1.      Jelaskan sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas?
2.      Jelaskan sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas?
3.      Jelaskan sistem output berbasisi kertas dan sisitem output tanpa kertas?
4.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan keyverification data input dan kesalahan operti apa yang dapat dikendalikan dengan key verification?
5.      Jelaskan sistem pemrosesan transaksi berorientasi  batch didalam sistem pemrosesan sistem betch menjadi alternatif yang paling ekonomis.

Jawaban

1.      Sistem Input, diantaranya:
1)      Sistem Input Berbasis Kertas
Fase pemrosesan input terdiri dari:
a.      Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periode dikumpulkan dan dikirim ke dapertemen pengolahan data untuk dimasukan kedalam sistem komputer.
b.      Pengiriman dokumen sumber kebagian pengolahan data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara dapertemen pengguna dengan dapertemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari dapertamen pengguna ke dapertamen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup siknifikan.
c.       Data entry
Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh dapertemen pengolahan data, dokumen tesebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan kedalam disk berikutnya fail input akan dicek. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan faile data.
d.      Teknik Program Edtting Data
Pengeditan data bisa jadi ditrpkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file).Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang vaild. Setelah item data diedit pada level karakter, data dapat dicek kewajarannya. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field didalam tabel. Tabel semacam ini disebut tabel lookup.
2)      Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu:
a.      Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Sistem ini mencangkup sistem entry data manual online dan sistem indentifikasi otomatis seperti sistem point of sales (POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manualmengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:
a)      Input (entri) data dan editing data: program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam sistem.
b)      Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanayan langsung diinput langsung kedalam komputer pusat melalui terminal data.
b.      Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine(NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange(EDI) dan electronic fund transfer (EFT).
2). Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtualsemua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari.
Sistem pemrosesan tanpa kertas
Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.
Dilakukan dengan dua cara :
a.         Pemrosesan batch dalam sistem pemorosesan tanpa kertas
Pemrosesan batchdalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.
b.        Pemrosesan real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas
Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksidiinput kedalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi perkelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master fiile dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
3).    Sistem Output
Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem ssemacam ini tidak menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna, maka sistem menghasilkan hasil cetakan atau  microfichi copy dari semua file untuk referensi. Contoh : hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusukan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervaisor didalam depertemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kwalitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.
Kelompok pengendalian electronic data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.
4).

Tidak ada komentar:

Posting Komentar